Jak planowanie dnia wpływa na wydajność i osiągnięcia

Pamięć ludzka to zdecydowanie moja ulubiona funkcja mózgu. Pozwala na gromadzenie masy wspomnień, które raz po raz lubią nawiedzać nas w najmniej oczekiwanych momentach. Gorzej, jeżeli nawiedzają Cię zadania, które od dawna powinny być odhaczone jako zrealizowane. Lepiej nie zaśmiecać naszej pamięci takimi kwiatkami, zostawmy w niej miejsce na piękne wspomnienia. Jak pozbyć się z głowy zalegających zadań? Wystarczy dobrze sobie wszystko zaplanować. Planowanie to nic innego jak ustalenie celów, rozpisanie ich na czynności i osiąganie zamierzonych rezultatów. Tylko tyle i aż tyle. Jak planować i osiągać nowe cele będąc przy tym na maksa wydajnym? Zaraz się z tym rozprawimy.

Planuj dla siebie — poznaj siebie!

Zacznijmy od tego, że planować powinniśmy w zgodzie ze sobą. Jest bardzo mała szansa, że uda nam się osiągnąć cel, na którym nam nie zależy, który jest sprzeczny z naszymi wartościami albo wymaga od nas nadludzkiego wysiłku. Najbardziej wydajni jesteśmy właśnie wtedy, kiedy robimy to co sprawia nam przyjemność, a w najlepszym wypadku nas nie męczy. 🙂

Określ swoje wartości i planuj w zgodzie z nimi

Warto znać swoje wartości i tak dobierać sobie cele, żeby były z nimi zgodne. Jeżeli jeszcze nie wiesz, co jest dla Ciebie ważne, po prostu zacznij od obserwacji. Próbuj nowych rzeczy i sprawdzaj, w jakich sytuacjach czujesz się najlepiej. Bardzo pomocne okażą się tu notes i długopis. Zapisuj swoje wrażenia, a później analizuj jakie wartości za tym stoją. W internecie znajdziesz gotowe listy wartości, przejrzyj je i wynotuj wszystkie, które odpowiadają na pytanie „dlaczego to dla mnie ważne?”

Krzywa dobowa w kontekście planowania

Jak już poznasz swoje wartości, warto sprawdzić, w jakich momentach dnia masz najwięcej energii do działania. Uczeni podają, że najbardziej efektywni jesteśmy od 8 do 12 i później od 15 do 19. Godziny są oczywiście umowne – dlatego zachęcam, żeby każdy przygotował taką krzywą indywidualnie dla siebie. Jak to zrobić? Ponownie poprzez obserwację. Przeanalizuj swój dzień  i najzwyczajniej w świecie zapisz sobie, w jakich godzinach najbardziej Ci się chce. Zostań cieniem samego siebie, patrz na każdy swój ruch. Najcięższe, najgorsze i najbardziej nielubiane zadania planuj właśnie w godzinach szczytu.

Jak planować, żeby potem ten plan realizować?

Skoro już poznaliśmy siebie lepiej, znamy swoje wartości i wiemy, w jakich godzinach jesteśmy najbardziej wydajni, przyszedł czas na planowanie. Na rynku jest masa metod, ale jak to zwykle bywa, u każdego sprawdzi się coś innego, więc zachęcam do sprawdzania i testowania. Poniżej przedstawię dwie moje ulubione, z których myślę, że może skorzystać każdy i wyjdzie mu to na dobre.

Metoda małych kroczków

Chcesz przebiec maraton, ale przeraża Cię widmo 40-km biegu? A może masz do napisania pracę magisterską, ale ogrom materiału sprawia, że zamiast siedzieć i pisać zagrzebujesz się w kocu? Z pomocą przychodzi metoda małych kroczków. Dziel swoje zadanie na tyle etapów, aż wykonanie jednego z nich przestanie Cię przerażać. Na przykład zamiast celu „Napiszę pracę magisterską” postaw sobie „napiszę jeden rozdział”. Za dużo? Napiszę 5 stron, jedną stronę, 5 zdań. Dziel zadanie na tak małe kroczki, jakich postawienie nie będzie wymagało od Ciebie wielkiego wysiłku.

Priorytety

Są zadania i zadanka. Jedne z nich pomimo ogromu wykonanej pracy nie przybliżą Cię za bardzo do osiągnięcia celu, a wykonanie innych sprawi, że cel zacznie być w zasięgu ręki. To tak zwana metoda Pareto — włoskiego ekonomisty, która zakłada nadawanie zadaniom ważności. W pierwszej kolejności powinniśmy realizować takie, które przyniosą nam 80% rezultatów, a jeśli starczy czasu – całą resztę. Z doświadczenia wiem, że najchętniej realizowalibyśmy absolutnie każde zadanie z listy, ale możliwości i czas są niestety ograniczone. Jak dowiedzieć się które zadania są ważne, a które mniej? Pytajmy siebie co najlepszego/najgorszego może się stać, jeśli dane zadanie zostanie bądź nie zostanie wykonane. To powinno pomóc w planowaniu zadań tak, żeby osiągnięcia były możliwie największe.

To jak w końcu ma się to planowanie do wydajności i osiągania?

Planowane pozwala tak zorganizować sobie czas, żeby nie miotać się od zadania do zdania, przepalając energię na rzeczy mało istotne. Planując, nadajemy zadaniom priorytety, dzięki czemu minimalną ilością wysiłku zapewnimy sobie maksymalne rezultaty. W ciągu dobrze zaplanowanego dnia wykonujemy najważniejsze zadania w momentach, kiedy mamy najwięcej energii, co przybliża nas do osiągnięcia zamierzonego celu. Ot co, cała filozofia. Warto znać siebie, swoje wartości, mocne i słabe strony. Warto poświęcić czas na zaplanowanie i rozpisanie zadań do wykonania. Unikniemy poczucia bezsensowności i zmarnowanego czasu.

Patrycja Zawodnik

Z wykształcenia ekonomistka, jednak moja niespokojna dusza nie tkwi zbyt długo w jednym temacie.
Ciągle się uczę, rozwijam, szukam nowych ścieżek. Im głębiej idę w las, tym więcej przestrzeni dla siebie widzę.

W wolnych chwilach robię kroki, no i czytam. Głównie poradniki, ale czasem wpadnie też coś lekkiego. Piszę głównie do szuflady, czyli pamiętnik. Przelanie myśli na papier od zawsze działa na mnie kojąco, dzielenie się nimi z innymi już nieco przeraża. Jednak poszerzanie własnych granic kręci mnie bardziej niż strach. 🙂